martes, 28 de abril de 2009

ESTANDARIZACION, CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS(PARTEII)


4.1.1.1        Responsabilidades por la elaboración, revisión y aprobación

La información del cargo que elaboro, reviso y aprobó cada documento reposara en el formato de solicitud de cambios en la lista maestra.

Nota: Se consideran documentos del sistema de Gestión de Calidad vigentes todos aquellos documentos, a los cuales se les haya diligenciado el formato de solicitud de cambio y este se encuentra aprobado por el rector del Instituto Técnico Real Holandés.

TABLA No. 1

RESPONSABILIDADES  POR LA ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTO

ELABORACION

REVISION

APROBACION

PEI

Líderes de Proceso

Líderes de Proceso

Rector

Consejo Directivo

Misión, Visión, Políticas, objetivos y metas

Líderes de Proceso

Líderes de Proceso

Rector

Manual de Sistema de Gestión Calidad

Coordinador del S.G.C y/o Lideres de proceso

S.G.C

Rector

Planificación del S.G.C

Coordinador del S.G.C y/o Lideres de proceso

Coordinador del S.G.C

Rector

Programas y Planes

Responsable de cada proceso*

Responsable de cada proceso

Rector

Procedimientos, manuales, Documentos

Responsable de cada proceso*

Responsable de cada proceso

Rector

Especificaciones, Formatos

Responsable de cada Proceso*

Responsable de cada proceso

Rector

 

*Puede delegar la elaboración a una persona con las competencias adecuadas o un colaborador que conozca de la actividad o que trabaje en el proceso correspondiente

Nota. Antes de la emisión de un documento  o luego de la modificación de los mismos, cada responsable de proceso debe Imprimir  solicitar el formato de solicitud de cambios en  documentos al Coordinador del sistema de Gestión de Calidad, para hacer aprobar el documento y/o sus cambios.

 

4.1.1.2        Formatos

Los formatos del sistema de Gestión de Calidad tendrá una estructura relativamente libre, es decir que solo deben cumplir con los siguientes ítems, en la parte superior del formato el logo en la parte superior izquierda, en el centro los nombres de la Fundación de Apoyo a la Educación Real Holandés e Instituto Técnico Real Holandés, nombre del formato y en un  pequeño cuadro en la parte superior derecha, el código, la versión y fecha.

 

1.1.        Control de Documentos

Los pasos que se deben seguir durante la elaboración, revisión  y aprobación de los documentos es la siguiente:

-       Elaborar un borrador de la modificación o nuevo documento. Todo empleado del Instituto Técnico Real Holandés, podrá solicitar cambios a los documentos del S.G.C. para lo cual deberá diligenciar formato de solicitud de cambios en documentos y entregar al líder o responsable de proceso para revisión.

-       En los casos que no haya cambios a la solicitud por parte del líder del proceso, firmara como revisado y pasara a aprobación del Rector.

-       Una vez aprobado por el Rector, se entregara el documento en papel y medio magnético, junto con el formato de solicitud de cambios debidamente aprobado por el Rector al Coordinador de Calidad, quien lo anexará y/o registrará en el sistema, pasando el documento anterior a obsoletos y el documento nuevo a la carpeta actual al proceso correspondiente.

-       Posteriormente registrara el documento en la lista maestra en el proceso correspondiente.

-       Las copias que se autoricen por los lideres de proceso deben ser impresas en papel y deberán controlarse en la lista maestra.

-       Una vez registrado en la lista maestra se pondrá en funcionamiento el documento,  procedimiento o formato, dando la capacitación necesaria a la persona o personas que deberán ejecutar  las actividades y generar los registros necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos del S.G.C.

 

1.1.1.   Seguridad de la documentación del S.G.C

 

El control de los documentos del S.G.C. se manejara en medio magnético en el computador del líder del proceso o coordinador del Sistema de Gestión de Calidad, quien tendrá a su vez una copia una copia de seguridad en CD o Memoria USB en su escritorio con llave y/o en el escritorio del Rector. Para los casos en que los documentos puedan ser consultados por medio de la red interna o desde otro computador, estos tendrán acceso como solo lectura.

 

1.1.2.   Listado Maestro de Documentos

 

El listado Maestro de Documentos es un documento especial que sirve para controlar los demás documentos del S.G.C, este debe ser actualizado y aprobado por el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad, quien tendrá la responsabilidad de actualizarlo, siempre y cuando reciba los documentos actualizados en medio magnético por parte del líder de proceso, una vez sean aprobados por el Rector.  

Para la actualización del listado maestro de documentos no se requiere diligenciar el formato de actualización de documentos.

 

4.2.2.1 Control de Documentos externos

 

Los documentos externos no poseen los distintivos que identifican a los documentos del Sistema, y su distribución será controlada mediante el Listado Maestro de Documentos en la columna que indica el origen del documento y regularmente son leyes, Decretos, Resoluciones y Directrices del Ministerio y secretaria de Educación.

 

El listado maestro de documentos estará compuesto por las siguientes columnas:

 

 

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

 

PROCESO DE GESTION DE…..

NO.

Código

Nombre del Documento

Versión

Fecha de Aprobación

Origen del Documento

Áreas o Procesos con copias  controlada impresa

Interno

Externo

 

El listado maestro de Documentos se manejará en un archivo en Excel, asignando una hoja de listado maestro para cada proceso.

Nota: No olvide que cualquier tipo de documento (Procedimiento, Plan, Formato, u otro) debe llevar los requisitos de la edición (Ver 4.1.4)

 

 

 

1.2.        Control de Registros

El Instituto Técnico Real Holandés ha establecido y mantiene los registros necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del S.G.C

 

1.2.1.         Listado Maestro de Registros

                Para la realización del control de registros se han establecido y se mantienen los registros necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del S.G.C en cada uno de los procesos. El control de los registros se realiza de acuerdo con el listado Maestro de Registros.

 

Las características del Listado maestro de registros se alistan en la siguiente tabla:

 

FUNDACION DE APOYO A LA EDUCACION REAL HOLANDES

INSTITUTO TECNICO REAL HOLANDES

GQ-FR-01

Versión: 01

02/07/2008

Pág. 1 de 11

 

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

PROCESO DE GESTION DE …

IDENTIFICACION

CARGO

RESPONSABLE

RECOLECCION

Y ARCHIVO

ALMACENAMIENTO Y PROTECCION

RECUPERACION

TIEMPO

 DE

RETENCION

(Año lectivo,

20 años permanente)

DISPOSICION

FINAL

(incineración

Y acta, N:A)

CODIGO

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

LUGAR DE

ALMACENAMIENTO

(Oficina y

archivador)

MEDIO

(papel, Magnético)

METODO

(Folder

AZ,

Carpeta)

INDIZACION

(Cronología

 numérica

alfabética)

ACCESO

(Cargos)

 

 

 

 

1

PQ-FR-03

 

 

2

Actualización De Documentos

3

Coordinador de Calidad

 

 

4

Gestión de calidad, archivador de madera, cajón 3

5

Papel

 

 

 

6

Folder

 

 

 

7

Cronológico

 

 

 

8

Coord.

Calidad

 

 

9

2 años

 

 

 

10

Incineración

Y

Acta

 

11

 

1.    Consecutivo de Registro

2.    Se debe de escribir aquí el código del formato según el caso

3.    Se refiere al nombre o titulo del formato

4.    Se debe aclarar quién es el responsable de la recolección del registro.

5.    Se debe definir  el lugar físico donde se archivan los registros. (Sala,      oficina de…)

6.    Se debe describir el medio de almacenamiento, papel, medio magnético, etc.

7.    Se debe describir la manera específica como se almacenan los registros, AZ, carpetas, fólderes u otros.

8.    Se debe describir claramente la forma como se encuentran ordenados los registros, por nombre, alfabético, fecha, alfanumérico, numeración particular u otro.

9.    Se deben describir los responsables y/o autorización o los cargos que tienen acceso a los registros, e igualmente las restricciones.

10. Se indica el tiempo en el que el registro debe conservarse, importante tener en cuenta las disposiciones legales al respecto.

11. Se debe indicar la disposición, uso final o forma de destruir el registro una vez haya pasado su tiempo de retención o cambio de forma de retención, si es microfilmado.

 

 

1.3.         Documentos Obsoletos

La obsolescencia de un documento se produce por dos razones, la primera que ocurra un cambio en el documento, y la segunda que se anule el sistema.

para prevenir los usos no intencionados de documentos obsoletos se manejara otra carpeta en medio magnético en el, S.G. con el nombre de “obsoletos”, la cual contiene el mismo número de carpetas de los documentos vigentes, es decir, una carpeta por cada proceso. En esta carpeta se trasladaran los documentos obsoletos para que en la carpeta actual reposen todos los documentos vigentes.

Para ambos casos el control de los documentos obsoletos impreso es el siguiente:

-        Se recolectan las copias obsoletas distribuidas.

-     Se destruyen dichas copias

-     En los casos en que el responsable del proceso lo considere pertinente , se archivara un original del documentos obsoleto con la siguiente información:

-  Le escribirá en la parte superior de la primera página con lapicero una anotación que diga  (Documentos Obsoleto) y fecha en la que se declara la obsolencia.

 

1.4.        Manual de Calidad

El Manual de Calidad estará compuesto por diferentes documentos controlados por cada proceso y tendrá las mismas especificaciones de codificación de los demás documentos del S.G.C es decir, código, versión, fecha y pagina.


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