COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

1.       OBJETIVO

Determinar implementar y mantener loa procesos de comunicación interna y externa necesarios y eficaces.

2.       ALCANCE

Aplica para todas las actividades que interactúan en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

3.       RESPONSABLES

Los líderes de cada gestión y director de calidad

4.       CONDICIONES GENERALES

La comunicación puede ser:

a.       Interpersonal: lideres de gestión de calidad y las respectivas difusiones, sensibilizaciones ( toma de conciencia y/o formación)

b.      Impresa: Carteleras, boletines, memorandos, comunicados, circulares, documentos del sistema, avisos, carteles.

c.       Electrónico: teléfono, computadores, internet, fax

 

5.       DESCRIPCION DEL PROCESO:

La institución posee los siguientes mecanismos de comunicación que le permite trasmitir la información a diferentes estamentos de la comunidad educativa según se requiera.

Para el archivo de la información interna y externa, cada líder tendrá un folder donde guardara los documentos internos recibidos y tendrá copia de las comunicaciones externas enviadas.

MATRIZ DE COMUNICACIÓN

La siguiente matriz muestra como cada gestión posee sus mecanismos de comunicación y los temas tratados.

 

 

 

GESTION	MECANISMOS DE COMUNICACION	RESPON SABLE	TEMAS TRATADOS	PARTICIPANTES
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA	Reuniones de: Gestión administrativa y Financiera, Reunión del Sistema de Gestión de Calidad, Reunión del personal de Aseo y Mantenimiento, Reunión de gestión académica y Directiva       Carta de cobro a morosos Comunicados generales memorandos reglamentos	Líder de la gestión Rector de la Institución Jefe de mantenimiento o Tesorería	Decisiones económicas y administrativas Evaluaciones, revisiones y mantenimiento preventivo y/o correctivo de la Institución Utilización de los recursos y espacios físicos Monto adecuado Evaluación y seguimiento de ingresos y gastos Información, normas de seguridad, políticas de aseo	Rector Contadora Tesorera Secretaria General Padres de Familia Estudiantes Comunidad educativa Personal de aseo Líder y/o representante de la gestión Personas de Servicios complementario
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO	Reuniones de: Sistema de Gestión de Calidad Gestión Directiva Gestión de Talento Humano Reunión con clientes Internos y Externos   Jornadas pedagógicas Asamblea de docentes Sistema interno de comunicación de la Institución (parlantes) Avisos Mensajes Anuncios Informes Carteleras Videoclips Encuestas Actas Agendas y cronogramas Difusiones y sensibilizaciones Documentos propios de la gestión	Líder de la gestión   Rector   Psicóloga   Director de Calidad   Líderes de cada gestión	Toma de las decisiones definidas por el SGC en lo relacionado con el proceso. Temas relacionados con la formación y capacitación del personal de la institución, acorde a la necesidad. Información general académica y de convivencia. Informaciones y Sensibilizaciones. Satisfacción del cliente, quejas reclamos y sugerencias. Mejora. Análisis de datos Toma de conciencia y formación. Procesos relacionados con los clientes. Charlas propias de la ARP Temas de sensibilizacion, motivación y mejora del ser humano	Integrantes de la gestión de Talento Humano, coordinadora de Calidad, directivas de la institución  Personal de la Institución

 

 

 

COMUNICACIONES EXTERNAS

La alta dirección de la institución, con el fin de hacer público su compromiso con el Sistema de Gestión de Calidad, difundirá el direccionamiento estratégico, poniendo a disposición de la comunidad educativa y proveedores de suministros y servicios, mediante los canales de comunicación directos, participación en foros, charlas, seminarios, invitaciones a eventos externos, publicación de artículos en el periodo de la institución, propaganda, entre otros