1. OBJETIVO
Estandarizar estructuralmente la documentación y garantizar el control sistemático de las modificaciones, revisiones, aprobaciones; además del retiro y circulación de documentos, y del control y compilación de registros del sistema de gestión de calidad.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del sistema de Gestión de calidad, en cada uno de los procesos, para la Fundación de apoyo a la educación Real Holandés y el instituto técnico real Holandés
3. CONDICIONES GENERALES
3.1. Cada líder de Proceso es responsable de que la documentación de su proceso permanezca actualizada.
3.1.1. El líder de gestión de Proceso de calidad, es el responsable de mantener los documentos del sistema de Gestión actualizados en la lista maestra, de acuerdo con los cambios introducidos por cada responsable del proceso y mantener los registros del último cambio realizado a cualquier documento.
3.2. Se debe normalizar los aspectos vitales del área, ya sean aquellos procesos de alta incidencia en la calidad del servicio, o aquellos que contribuyan al mejoramiento de la eficiencia-
3.3. La redacción y/o revisión de un documento debe ser clara, precisa y coherente, dando la mayor participación al personal que pueda aportar la información.
3.3.1 Redactar los diferentes capítulos en tiempo infinitivo (Ejemplo: Hacer, establecer, medir, planear, organizar, ejecutar, dirigir, revisar, verificar etc.).
3.4. Los documentos se establecen para su estricto cumplimiento, por lo tanto, debe ser de fácil acceso para el personal involucrado con el mismo, para efectos de aplicación permanente.
3.5. Los formatos del sistema de Gestión de Calidad deben diligenciarse manualmente con lapicero negro y con letra legible, para que cada uno sea una evidencia o registro confiable de una operación o actividad. En caso de que se presenten errores de escritura, se colocara el error entre paréntesis y se escribirá al lado y el responsable de dicho error debe firmar al lado de la corrección.
3.6. Los procedimientos del SGC (Sistema de Gestión de Calidad) se deberán trabajar preferiblemente en tipo de letra Arial Tamaño de la fuente 12 ó 10 de acuerdo a la necesidad.
4. CONTENIDO
4.1. Niveles, Tipos, estructura, requisitos de Edición y responsables de documentos.
TIPOS DE DOCUMENTOS DE SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
| NIVEL | DEFINICION | EJEMPLOS |
| Directrices, Políticas y Objetivos de Calidad | Describen las directrices macro de la Fundación de Apoyo a la Educación Real Holandés y de su Instituto Técnico Real Holandés, los sistemas de Gestión y las metas | PEI, Visión, Misión, Política y Objetivos de Calidad, Indicadores y Metas. |
| Manual del Sistema de Gestión de Calidad | Describen de que manera esta compuesto el sistema de Gestión de Calidad en la Institución | - Manual de Calidad |
| Planes y Programas | Describen las diferentes actividades planificadas, programadas o planeadas – pueden ser anuales, semestrales, mensuales o de acuerdo con la necesidad de la Fundación de Apoyo a la Educación Real Holandés y de su Instituto Técnico Real Holandés”. | Planes de estudio, Planes de área, Planes de asignatura, Planes Operativos, Planes de mejoramiento, cronograma general y cronogramas de cada uno de los procesos de Gestión. |
| Caracterizaciones, Procedimientos, Manuales, Documentos | Generalmente describen un proceso, la forma, condiciones, pasos u otros de cómo se realiza una actividad. | Procedimiento de Estandarización y Control de documentos, procedimientos de compras, Procedimientos de Selección, Contratación e inducción, procedimientos de seguimiento académico y de convivencia |
| Especificaciones, Formatos, Registros | Las especificaciones son instrucciones detalladas sobre como realizar las actividades del sistema de gestión de Calidad, los formatos son las plantillas en papel o medios magnéticos para dejar registro de una actividad. Los registros son las evidencias en papel o medio magnético necesarias para demostrar la conformidad del sistema de Gestión de Calidad | - Formato de control de documentos - Listado maestro de documentos - Registro de matricula - Formato de Asistencia - Formato de evaluación Institucional - Formato de Evaluación de desempeño Docente - Formato de Evaluación de Satisfacción del cliente - Formato de acuerdo de pago - Formato de acuerdo de mejora acdemica - Registro de quejas. - Registro de Soluciones de conflicto |
| Requisitos Legales | Conjunto de requisitos legales y reglamentos vigentes | Resolución de reconocimiento oficial, Ley 115, Decreto 1860, Decreto 0230, decreto 3011, Ley 1064 y Decreto 2888 (de articulación. |
4.1.1 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Los aspectos que deben contener los procedimientos de carácter obligatorio son:
OBJETIVO: Resume la intención del documento
ALCANCE: Se debe describir la cobertura o nivel de aplicación del documento.
CONTENIDO: Actividades, descripciones o manera especificadas de efectuar una actividad, el contenido contiene el método, los pasos, la operación o serie de operaciones o actividades con que se pretende obtener el resultado.
El contenido de los documentos, procedimientos u otros podrá realizarse de la forma más practica que considere el responsable del proceso, es decir, que los documentos podrán contener diagramas de flujo, imágenes y/o solo texto
Otros capítulos (NO OBLIGATORIOS) que se pueden incluir en caso necesario,
RESPONSABLE: A quien aplica el procedimiento o documento
CONDIONES GENERALES: Son las condiciones que aplican a diversas partes del documento, como: requisitos de calidad, métodos, modelos, programas, documentos, evaluaciones de seguimiento y/o control, materiales y/o insumos, o reglas a tener en cuenta para la mejor aplicación del documento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Se recomienda no colocar como capitulo pero si nombrar los planes, programas, procedimientos, especificaciones y otros documentos internos o externos que deben o pueden utilizarse y/o consultarse en relación con las actividades descritas en el documento.
FORMATOS: Se recomienda no colocar este ítem como capitulo pero si nombrar los formatos que deben ser diligenciados como prueba o evidencia de la aplicación del documento o de los pasos o actividades.
ANEXOS: Son tablas, cuadros, graficas y/o flujo gramas, que sirven para ampliar la información contenida en el documento o para facilitar su comprensión.
4.1.2 REQUISITOS DE LA EDICION
4.1.2.1 Presentación
La presentación de los documentos debe contener:
Logos: el Utilizado por el Instituto Técnico Real Holandés, el cual debe ir al costado derecho del documento en color blanco y negro.
Nombre de las instituciones: Se coloca completo en los dos primeros renglones en letra mayúscula. Tipo Arial, preferiblemente tamaño de la fuente 12.
Titulo o nombre del documento: El cual debe describir de manera breve y concisa en que consiste, de que se trata o que contiene el documento, debe ir también en letra tipo Arial y preferiblemente tamaño de la fuente 10-12, sin ocupar más de dos (2) renglones, bajo el nombre de la institucion
Código: La estructura de la codificación del sistema de Gestión de Calidad es la siguiente:
XX-YY-ZZ
XX=Describe el proceso al cual pertenece el documento
| PROCESO | INICIALES |
| Proceso de Gestión Directiva | GD |
| Proceso de Gestión de Calidad | GQ |
| Proceso de Gestión Académica | GA |
| Proceso de Gestión de la Comunidad y Convivencia | GCC |
| Proceso de Gestión de admisiones, Matriculas e Imagen Corporativa | GMI |
| Proceso de Gestión de Recursos (Contable, financiera y Administrativa) | GR |
| Proceso de Gestión de talento Humano | RR-HH |
YY o YY-YY= Describe el tipo del documento (Procedimiento, Plan, Formato, u otro) y son los siguientes
CA= Caracterización del proceso
MP= Mapa de Proceso, Organigrama
MA= Manual
PL= Planes
PG= Programas
PR=Procedimientos
FR= Formatos
ZZ= 01-99 Consecutivo en orden de generación de los documentos por proceso y por tipo de documento.
Este código es asignado por el responsable de cada proceso una vez verifique el consecutivo en la lista maestra o con el coordinador de la calidad.
Versión: Indica el numero de cambios que ha tenido el documento, la primera es 01
Fecha: Se indicara con la descripción DD/MM/AAAA, (Día/Mes/Año), corresponde a la fecha de aprobación del documento y/o edición del documento.
Página: Indica el número de páginas que consta el documento. Así, a manera de ejemplo, si es un documento de 10 paginas la tercer pagina debe llevar la nomenclatura 3 de 10
TIPOS DE DOCUMENTOS DE SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
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